Ford Otosan İnsan Kaynakları ve Dönüşüm Lideri Başak Çalıkoğlu Akyol: Her Ford Otosan’lı yaptığı işin lideridir
Ford Otosan, kritik dönüşüm dönemlerinde sergilediği esneklik ve uyumla iş dünyasına öncülük ediyor. Başarılı dönüşüm süreçlerinde, iyi kurgulanan ve yönetilen insan kaynağı kritik rol oynuyor. Bu yapının gerekliliklerini Ford Otosan örneği üzerinden detaylandırmak üzere Ford Otosan İnsan Kaynakları ve Dönüşüm Lideri Başak Çalıkoğlu Akyol ile bir araya geldik. Unvanların ve hiyerarşinin ortadan kalktığı ‘çevik çalışma’ anlayışıyla bir dönüşüm başlattıklarını vurgulayan Akyol, “Bu adımlar bize şirketi geleceğe taşıyacak alanlara daha bütünsel bakma yeteneği kazandırdı ve dinamik denge dediğimiz ortak kültürümüze ulaştık” diyor.
Ford Otosan’daki 20 yılı aşkın başarılı kariyer yolculuğunuz hakkında bilgi verir misiniz?
Ford Otosan benim ilk iş yerim. 1999’da mezun olduğumda Kalite Mühendisi olarak işe başladım ve Fabrika Kalitede çeşitli görevler aldım. Kocaeli Fabrikaları Kalite Müdürlüğünün ardından fabrikalardan ve endüstri ilişkilerinden sorumlu İnsan Kaynakları Müdürü olarak atandım. Yaklaşık iki yıl bu görevi yürüttükten sonra Toplam Kalite Direktörü olarak atandım. 1 Mart 2022 tarihinden beri de İnsan Kaynakları ve Dönüşüm Lideri olarak görev yapıyorum.
Yaklaşık 24 yıllık bu süreçte benim için en önemli kilometre taşları devreye aldığımız yeni araç projeleri ve yaptığım rotasyonlar oldu. Proje dönemlerinde hayat farklı bir hızla akıyor. Sıfırdan bir ürünü ortaya çıkarmak çok heyecanlı ve öğretici bir süreç. Aynı zamanda farklı birçok fonksiyonun beraber çalışmasını gerektiriyor. Büyük emek verdiğiniz bir aracı yollarda gördüğünüzde hissettiğiniz gurur ve mutluluk tarif edilemez. Kalite ve İnsan Kaynakları arasında yaptığım rotasyonlar ise konfor alanımdan çıktığım ve öğrenme eğrimin en dik olduğu dönemler. Birbirinden çok farklı teknik bilgi gereksinimleri, ekip yapıları ve çalışma dinamikleri var. Bu değişiklikler çalışma hayatımda beni en çok zorlayan ama en çok keyif aldığım süreçler oldu.
Ford Otosan hem yeni mezunlar hem de profesyoneller için en çok çalışılmak istenen şirketlerin başında geliyor. Ford Otosan’ı bu kadar tercih edilir kılan unsurlar nelerdir?
Biz öncelikle yaptığımız işin sürdürülebilirliğini sağlamak ve en yüksek kalitede hizmet sunmaya devam edebilmek için en önemli değerimizin yetenekler olduğuna inanıyoruz. Çalışma arkadaşlarımızın uzun yıllar bizimle ilerlemeyi tercih etmelerinin, başarılarımızın devamlılığında kilit bir rol oynadığını düşünüyoruz. Birlikte büyüyerek sektörde fark yaratıyoruz. Bu doğrultuda bireyleri kariyer ve gelişim fırsatları ile destekleyip iş-özel hayat dengesini de gözeterek şirketimize ve sektörümüze uzun yıllar boyunca değer katmalarını sağlayacak bir iş ortamını onlara sunuyoruz. Çeşitlilik ve kapsayıcılık ilkelerimiz kapsamında yönetim biçimimizi şekillendiriyor, şirket kültürümüz ve iş yapış şeklimizde temellerimizi bu ilkeler kapsamında oturtuyoruz. Bireylerin mülakattan emekliliğe uzanan Ford Otosan yolculuğundaki deneyimini en üst seviyeye taşımak için pek çok proje kurgulayıp hayata geçiriyoruz.Çalışma kültürümüzün bir parçası olarak tüm çalışma arkadaşlarımızın Ford Otosan’dan en yüksek verimi ve faydayı sağlayabilecekleri yetenek yönetim süreçlerini tasarlıyoruz. Kariyer gelişimine yön verecek Yetenek Yönetim Sistemimiz ve Bireysel Gelişim Planlarımız ile çalışma arkadaşlarımızın güçlü yönlerini destekliyor, ihtiyaçlarını takip ediyoruz.
Bu noktada bu süreci de tüm şirket olarak birlikte yürütmek ve çalışan deneyimini odakta tutmak için HX-Human Experience ekibimizi kurduk. Her yıl düzenli yaptığımız Çalışan Bağlılığı Araştırması gibi bir çok kaynaktan geri bildirim alıyor ve sonuçları analiz ederek öncelikli aksiyonlar üzerinde çalışıyoruz. Aynı zamanda şirket genelinde önceliklendirilmesi gereken konuları insan odaklı tasarım ile uçtan uca yeniden tasarladık, tasarlıyoruz. Çalışan deneyiminde fark yarattığımız her noktada yüksek motivasyon ve çalışan bağlılığının sağlanacağını biliyoruz.
Şirketlerin başarısı, doğru insan kaynağının oluşturulması ve yönetilmesiyle doğrudan ilişkili. Bu açıdan baktığımızda Ford Otosan’ın insan kaynakları yaklaşımı hakkında bilgi verir misiniz?
Biliyoruz ki Ford Otosan olarak insan kaynağımız bizim en değerli hazinemiz. İnsan kaynakları vizyonumuzu “Yenilikçi insan kaynakları uygulamaları ile Ford Otosan’ı çalışan bağlılığı yüksek ve en çok tercih edilen şirket konumuna getirmek” şeklinde tanımlıyoruz. Ford Otosan olarak yetenek yönetimini her zaman bütünsel bir süreç olarak ele alıyoruz. Hem içerideki yeteneği tutmaya hem de dışarıdaki yeteneği çekmeye odaklanıyoruz. Bu süreç neleri mi kapsıyor:
Sahadaki ve ofisteki çalışma arkadaşlarımız için kişisel gelişim, motivasyon, öz tatmin, kariyer fırsatları ve şeffaflık konularında çalışıyoruz. Özellikle terfi/atama/rotasyon süreçlerini şeffaf şekilde yürütüp, arkadaşlarımızın liderlik vasıflarını açığa çıkarmalarına yardımcı olacak gelişim planları hazırlıyoruz. Yeteneği çekme konusunda da hazırladığımız eğitim ve programlar, üniversitelerle yürüttüğümüz iş birlikleri sayesinde gençlere kariyerlerini planlama imkânı sunuyoruz. Ayrıca adaylar Ford Otosan’ın Gelecek Takımı ve Güç Takımı gibi yine öğrencilerle etkileşim sağlayan yapısı sayesinde üretim ve Ar-Ge teknolojileri, şirketimizdeki kariyer ve gelişim fırsatları hakkında bilgi sahibi olabiliyor ve işe alımlardan terfi süreçlerine kadar her aşamada adil ve tarafsız bir süreçten geçtiklerini biliyorlar.
Geminin kaptanlarına yani liderlik rollerimize baktığımızda ise bizler Ford Otosan’da ‘ortak ve birlikte liderlik’ yaklaşımıyla kültürel değerlerimizle uyumlu bir değişim süreci üzerinde çalışıyoruz. Kademelerimiz ile unvanlarımız arasındaki bağı kaldırarak “Her Ford Otosan’lı yaptığı işin lideridir” anlayışını hâkim kılıyoruz. Liderlerden beklenen temel davranışların çerçevesini ortaya koyan bir liderlik manifestomuz da var: Farklılıklardan ilham alan ancak ortak akılla aynı yöne doğru koşan, aynı tutkuyu paylaşan, yeni fikirlere açık oluşuyla yaratıcılığı besleyen ve samimiyetiyle güven tesis eden bir liderlik tarifliyoruz. Bu tanım içinde hayal ettiğimiz organizasyon; sürdürülebilir bir dünya için yarattığı etkinin ve sorumluluğunun farkında olarak çalışan, ne yaptığı kadar nasıl yaptığının önemine dair bilinç sahibi olan, risk alan, hatalarından öğrenen, sınırlarını zorlayarak potansiyelini açığa çıkaran bir yapı. En önemlisi de zorluklardan yılmayan, değişim gerektiğini düşündüğünde harekete geçen ve çevresini de değişim için cesaretlendiren bir yapı.
Ford Otosan, kritik dönüşüm dönemlerinde sergilediği esneklik ve uyumla da bütün bir iş dünyası için öncülük yapıyor. Konuyu insan kaynakları ve uzmanlık alanınız açısından değerlendirdiğimizde dönüşüm kavramı neleri içeriyor?
Otomotiv endüstrisinde, uzun yıllardır dijitalleşme ve teknolojinin etkisiyle elektrifikasyon, otonom sürüş, bağlantılılık, mobilite gibi alanlarda büyük bir dönüşümden bahsediliyor. Pandemiyle birlikte bu dönüşüm daha da hızlandı, üstelik müşteri beklentilerini de değiştirdi. Bir dönüşüm kapıdaydı ancak bizim vizyonumuzu ortaya koyduğumuz tarihte, 2015’te sektörde dönüşen bir oyuncu henüz yoktu. Dolayısıyla Ford Otosan’da bu dönüşüme karar verdiğimizde öncü rolünü üstleneceğimizin de farkındaydık. Bu sebeple çevik yaklaşımımızı ‘terzi işi’ çözümlerle kendi organizasyonumuza, vizyonumuza ve hedeflerimize göre ele alarak ilerledik.
Sektörümüze öncülük etme misyonumuzla; unvanların ve hiyerarşinin ortadan kalktığı ‘çevik çalışma’ anlayışıyla bir dönüşüm başlattık. Amacımız, içimizdeki cevheri açığa çıkarmak ve insan kaynağımızın daha verimli kullanılmasına odaklanmaktı. Bu dönüşümü bir kültür dönüşümü olarak planladık ve Dinamik Denge dediğimiz ortak kültürümüze ulaştık.
Biz Ford Otosan olarak çevik dönüşümü organizasyon, kültür ve liderlik, çalışan deneyimi ve iş yapış şekli olarak dört başlık altında yönetiyoruz. Daha müşteri odaklı, hızlı karar alabilen, güçlendirilmiş, çapraz fonksiyonlu takımlara uçtan uca sorumluluk, yetki ve otonomi vererek şirket içindeki siloları azaltıyoruz. Herkesin uzman olduğu alanda potansiyelini ortaya koyabileceği, küçük ekipler halinde çalışan, kendi kararlarını alıp hızla ilerleyen, müşteriden geri bildirim alarak iş veya proje sürecinde kendini sürekli geliştirebilen otonom yapılar oluşturuyoruz. Değişimin en tepeden başlayarak organizasyon geneline ve sahaya yayılması gerektiğinin bilincindeyiz. Yeni lider bizim için ‘dönüşüm elçisi’ demek. Bu nedenle liderlerin sadece talep eden veya rapor isteyen rollerden sıyrılmalarını ve ‘hizmet eden liderlere’ dönüşmesini sağlıyoruz.
Çevik dönüşüm ile elde ettiğimiz yetkinlikler, dijitalleşme iddiamızı da güçlendiriyor. “Nasıl?” derseniz; günümüz şartları otomotiv şirketlerinin birer teknoloji şirketine dönüşmesini gerekli kılıyor. Bu nedenle çevik dönüşüm ile dijital dönüşümü birbirinden beslenecek alanlar olarak görmek gerekiyor. Ford Otosan olarak, yeni iş fırsatları yaratmak ve gelecek vizyonumuza ulaşmak için dijital dönüşümün en önemli faktör olduğuna inanıyoruz. Bu nedenle, 2015’te dijital dönüşümü şirketimizin ana stratejilerinden biri olarak belirledik ve bu alana yatırım kararı aldık. Müşteri ve bayiden tedarik zincirine, ürün geliştirmeden üretime ve tüm çalışma arkadaşlarımıza kadar uçtan uca, bağlı, ortak bir akıl tarafından yürütülen bir Ford Otosan hayal ettik.
Çevik bir organizasyonuna sahip olmak ve işe alım hızımızı artırmak için dijital dünyada insan kaynaklarının evrileceği Dijital İK yapısının da kemikleşmesi için çalışıyoruz. Örneğin Ford Otosanlılar, FOTalentUp ile kariyerlerini yönetiyor ve yeteneklerine en uygun fırsatlarla tanışıyor. Yapay zekâ destekli platformumuzla çalışma arkadaşlarımız, çevik çalışma yöntemimizle uyumlu bir şekilde kariyerlerini tasarlayabiliyor. Platform sayesinde doğru kişiler doğru fırsatlarla eşleşiyor. Böylece şirketimizin potansiyelini daha esnek bir şekilde değerlendirebiliyoruz. Çalışma arkadaşlarımız da hayalini kurdukları sorumlulukları deneyimleyerek potansiyellerini keşfedebiliyor.
Dönüşüm yolculuğunda elde etmeyi hedeflediğiniz kısa ve orta vadeli sonuçları paylaşır mısınız? Mümkünse bu zamana kadar ortaya konan çıktılar üzerinden pozitif örnekleri aktarır mısınız?
Biz Ford Otosan’da şirketimizin geleceğine yeni bir yön tayin ettik. Geleneksel bir üretim şirketi olmaktan çıkıp global, hızlı karar alabilen, çevik çalışabilen, farklı ürün aileleriyle farklı çalışma prensipleriyle dahil olabilen ve bunu yaparken de merkezinde hep müşteriyi ve çalışma arkadaşlarını tutan bir anlayışa evrildik. Çeviklik bize şirketimizi geleceğe taşıyacak alanlara daha bütünsel bakma yeteneği kazandırdı.
Bu dönüşümü mümkün kılmak adına, önceden hız verdiğimiz kültürel dönüşümle birlikte, yeteneğin dönüşümüne yatırım yaptık. İş birimlerinde çevik koçlarımız bu süreçte her zaman devredeydi. Ayrıca TalentUP ile de çevik sisteme entegre ve uyumlu bir şekilde çapraz katkı sağladık. Çevik çalışma ile konfor alanlarından çıkıp kendilerine farklı yetkinlikler de katabilen Ford Otosanlılar’a yeni alanlarda fırsatlar sunulmuş oldu.
Hiyerarşiyi ve takımlar/departmanlar arası olası iletişim kazalarını ortadan kaldırarak tüm birimlerin şeffaf iletişim kurabilmesini sağladık. Farklı donanımlardaki arkadaşlarımızı multi disipliner bir bakışla bir araya getirdik. Böylece farklı konulardaki uzmanlık alanlarına sahip kişilerin birlikte çalışması, farklı bakış açıları geliştirebilmeleri kolaylaştı. Liderliğin ‘devamlı öğrenilen’ bir sürece evrilmesiyle çok daha mutlu, inisiyatif almaya istekli, yaratıcı ve verimli ekipler yarattık. Şu anda 3 bine yakın çalışanımız çeviklik prensibiyle çalışıyor; çevik koç, tribe leader, chapter leader, coe leader, ürün sahibi ve scrum masterlardan oluşan 850’den fazla çevik rolümüz var. Bu organizasyonu 600’a yakın liderlik rolü ile yönetiyoruz. Bilfiil çevik prensiplerle çalışan 435 takımımız var. Bu yıl içinde tüm ofis çalışanlarımızın çevik çalışma sürecine geçişiyle bu sayının 600’ün üzerine çıkmasını hedefliyoruz. Çevik çalışma modelinin daha da yaygınlaşması için çalışmaya devam ediyoruz.
Tüm zincir içerisinde bayilerin merkezi İK yaklaşımına entegrasyonu nasıl sağlanıyor? Bu vesileyle Keleşler Ford özelinde değerlendirmelerinizi paylaşır mısınız?
Sahadaki paydaşlarımız ve bayilerimiz, bizim müşterilerimizle aramızdaki köprüler. Ford Otosan Ailesi’nin birer ferdi olarak gördüğümüz bayilerimizden büyük bir güç alıyoruz. Ortak sorumluluk bilinciyle müşterilerimizin markamızdan beklediği ürünleri ve hizmet deneyimini sunabilme hedefi doğrultusunda çalışıyoruz. Olmazsa olmazımız ise insan kaynağı. Bizimki gibi büyük bir ekosistemde insan kaynaklarının uçtan uca ve bütüncül dönüşümüyle, gelişen bir endüstrinin zorluklarını karşılamak için daha donanımlı, daha ilgili, motive ve üretken bir iş gücü yaratılmasına yardımcı olabileceğimize inanıyoruz.
Ford Otosan İK süreçlerinden de aldığımız feyz ile bayilerimizdeki kritik roller öncelikli olmak üzere işe alım, yetkinlik gelişimi ve bağlılık ile ilgili çok çeşitli çalışmaları Eğitim Liderliğimiz altında koordine etmeye, yönetmeye çalışıyoruz. Bayilerimizdeki çalışma arkadaşlarımızın yetkinliklerini geliştirmeye ve bağlılıklarını oluşturmaya odaklanıyoruz. Tüm satış ve satış sonrası rolleri için yetkinlik haritalarımız var. Kritik pozisyonlar için adayların test edilmesi, yetkinlik bazlı mülakat ve vaka üzerinden değerlendirilmesi, gerektiği durumda geribildirim yapılması dahil olmak üzere yeni işe alım ve terfi süreçlerini uygulamaya koyduk. İşe alım süreçlerinde bölge bazlı değerlendirme yöntemlerimizi kalibre ettik. Uygulama sırasında bayilerimizin ve bölge sorumlularımızın sürece dahiliyetini önemsiyoruz. İK sistem altyapımız, pozisyon ve çalışan bazlı eğitim ve gelişim dahil olmak üzere tüm yeni süreçlere entegre edildi. Esnek bir anlayışla bayilerimizdeki çalışma arkadaşlarımızın yetkinlik durumuna göre hibrit eğitim çözümleri yaratıyoruz.
Bunun yanı sıra “Sen iyiysen hepimiz iyiyiz” mottosuyla 2018 yılından bu yana bayilerimizle ortak bir kültür, değer ve ilkeler oluşturmak için çalışıyoruz. Vizyonumuzu ve stratejilerimizi destekleyen olumlu bir kültür oluşturmayı hedefliyoruz. Bu amaçla bayilerimizi sürece dahil ederek yeni kültürel ilke ve değerlerimizi belirledik. Ford Otosan ile bayilerimiz arasında ortak kültürün gelişimini destekleyecek ‘Kültür Elçisi’ programının hazırlıklarını 2021 yılında tamamladık. Nedir bu kültür elçiliği? Seçilmiş çalışma arkadaşlarımızdan oluşan bir ekip olan Kültür Elçileri, müşteri merkezli dönüşüm sürecinden sorumlu oluyor. İş süreçlerini ve çalışan davranışlarını izleyecek, içinde bulundukları iş birimlerini değerlerimiz ve ilkelerimiz doğrultusunda dönüştürecekler. Ayrıca dönüşüm yolculuğumuzun tamamlanması ile bayilerimizde de pilot gruplarla çevik yapılanma sürecini başlatacağız.
Ford Otosan çok büyük bir ekosistem ve böyle bir yapıda uzun soluklu bir başarı ortaya koymanın elbette kendine has zorlukları vardır. Bir yönetici olarak bu zorlukların üstesinden nasıl geliyorsunuz?
Yöneticilerin etkili iletişime odaklanarak, ortak hedefler doğrultusunda birlikte çalışan güçlü ekipler kurarak, net hedefler belirleyerek, teknolojiden yararlanarak, liderlik becerilerini geliştirerek ve en önemlisi değişimi kucaklayarak zorlukların üstesinden başarıyla gelebileceğini düşünüyorum. Bu hem profesyonel hayatımda benimsediğim hem de Ford Otosan’da birlikte uyguladığımız bir formül. Ayrıca Ford Otosan’da kurduğumuz; çeşitliliği, kapsayıcılığı ve fırsat eşitliğini önceleyen yapının getirdiği farklı bakış açıları, bizlere zorluklar karşısında dayanak sunuyor. Otomotiv sektöründe en fazla kadın istihdamına sahip Ford Otosan’ın kadın yöneticilerinden biri olarak inanıyorum ki, kadınların çalışma hayatına getirdiği daha zengin bakış açısı, empati, takım çalışması, kavramsal düşünme yetkinlikleri ve stratejik bakış açısı direncimizi daha da artıracak.
“KELEŞLER’İN DEĞİŞİME OLAN İNANCI ÜST SIRALARDA YER ALIYOR”
2018 yılından itibaren tüm bayilerimizin ‘Bayi Çalışan Bağlılığı ve Deneyimini’ ölçmeye başladık. Ayrıca, 2021 yılının 3. çeyreğinde bayi yöneticilerine koçluk ve mentorluk da dahil olmak üzere örnek grup çalışmalarıyla çalışan bağlılığının yönetimini desteklemek için bir danışmanlık programı tasarladık. Her yıl en az 6 bayiye destek vermeyi planlıyoruz. Keleşler Bayimiz de çalışan bağlılığı araştırmalarına katılıma önem veren bayilerimiz arasında yer alıyor. 2022 Çalışan Bağlılığı ve Deneyimi Araştırmasında yüzde 91 oranında katılımla anketlerin yanıtlandığını görüyoruz. Bu oran bayi çalışanlarının değişime olan inancını yansıtıyor.
