E-postanızı etkin yönetin

En çok kullanılan internet teknolojilerinden olan e- postalarınızı ne kadar doğru kullanabiliyorsunuz?

Eskiden postacıların yolu gözlenirmiş; eskiden dediğime bakmayın yaklaşık 20 yıl öncesinden bahsediyorum. O zamanlar internetin alışkanlıklarımızı bu kadar değiştireceğini tahmin bile edemezdik.  Şimdi ise dünyanın en etkin haberleşme aracı kabul edilen elektronik mektuplarımızın (e-posta) yolunu gözlüyoruz. ABD’de yapılan bir araştırmaya göre her gün 130 milyon çalışan 2,8 milyar elektronik posta gönderiyor ve alıyor.  Zaman zaman e-posta kullanımının zarar ve yararları üzerine tartışmalar yaşansa da, e-postalar artık ofis ve özel hayatımızın ayrılmaz bir parçası.

Gelen e-postalarınız, siz uygun olana kadar, ‘Gelen Kutusu’ içerisinde sabırla sizi bekler; yoğun iş temponuzda, şirket içerisindeki iş akışınıza yardımcı olur. Böylelikle daha en başından yanlış hatırlamalardan doğabilecek sorunlar, başlamadan son bulur. Bu akış, daha dikkatli bir iletişim olanağı sunar, çünkü ‘Söz uçar yazı kalır’. İletişim araçlarını doğru yerde ve doğru zamanda kullanırsanız verimliliği artırır, şirketinize zaman kazandırabilirsiniz. Çünkü çalan her telefon, işinizi böldüğü için sizi ve karşınızdakine söyleyeceklerinizi olumsuz etkiler.  Telefon görüşmeleri, verimli çalışmanın önünde engel midir, elbette bu tartışılır. Ancak bazı durumlarda telefonun yerini e-postalar tutamaz. Çünkü abartılan e-posta kullanımı kişisel ilişkilerinizi yok edebilir. Hatta bütün hafta boyunca şirketinizde, hiç kimseyle konuşmadan, kimsenin elini sıkmadan işe gidip gelenlerden olabilirsiniz.

E-postalarınıza başlık atmayı unutmayın

E-postanızı doğru kullanabilmek için yapacağınız ilk iş, kullandığınız e-posta programının tüm özelliklerini şirketinizdeki ilgili kişiden öğrenmek. Çünkü hala bilmediğiniz, işinizi çok kolaylaştıracak özelliklerden haberdar değilsiniz. Peki, hayatınızda bu kadar önemli bir yer tutan, hatta interneti kullanmanızın nedenlerden biri haline gelen e-postalarınızı yazarken nelere dikkat etmeniz gerekiyor? Çok basit kurallara uyarak, e- postalarınızı daha rahat okunur, daha ilgi çekici ve nazik hale getirebilirsiniz.

Elektronik mektubunuza, aynı normal mektuplarda olduğu gibi, bir selamlama cümlesiyle başlamalısınız, böylece insanları karşılamış olursunuz. Belki devamlı yazıştığınız kişilerle bunu yapmayabilirsiniz ama o zaman bile en azından mektubun başına göndereceğiniz kişinin adını yazmalısınız. Yazılarınızda mutlaka imza olsun. Bu imzanın e-posta ortamındaki adı netiket. Bu netikette, adınız, soyadınız, şirketinizin adı, telefonu, faks numarası ve web adresi yer almalı.

E-postalarınızın konu alanını (subject) kesinlikle boş bırakmamalısınız.  Bir mektubun başlığı, onu diğerlerinden ayırt etmenizi sağlayan önemli bir özellik. Böylelikle e-postanız, birçok e-posta arasından daha kolay görünür ve dikkat çeker. Bu başlık e-postanızı ilgilendiren, yazdığınızı özetleyen, farklı bir başlık olmalı. Çünkü konu alanı doğru yazılmış bir mektubu yönetmek ve gerektiğinde geri dönmek daha kolay olur.

E-postanızın içeriğini, ‘Subject’ alanına yazdıklarınız kapsamında tutmalısınız. E-posta iletişiminin hızlı olması, yazarken çala-kalem ve dikkatsiz olmanızı gerektirmez elbette. Bilgisi eksik bir e-posta göndermeyin, çünkü her okuyan sizin anladığınızı anlayamayabilir. Ne istediğinizi açık bir dille ifade etmeli, e-postayı alan kişiyi gereksiz yere uğraştırmamalısınız.  

İyi düşünün, ‘keşke’ demeyin

Özellikle listelere, tartışma gruplarına o anki kızgınlığınızla alel-acele cevaplar göndermeyin. Bu tip e-postalar, çoğunlukla ters tepkilere yol açabilir. Hatta yazdıklarınızdan pişmanlık bile duyabilirsiniz. E-postalarınızı BÜYÜK HARFLERLE yazmayın. Çünkü büyük harfle yazılmış yazılar hem zor okunur hem de akıcılığı ortadan kalkar. Ayrıca büyük harfler sanki sinirliymişsiniz, bağırıyormuşsunuz gibi bir etki bırakabilir. Tabii, e-postanızı gönderdikten 10 dakika sonra, bir yanıt alamayıp ‘kimsenin sizi önemsemediğini’ düşünmeyin. İnsanlara biraz zaman tanıyın. Ayrıca sizde şirkette değilseniz, e-posta gönderenleri otomatik olarak yanıtlayacak bir içerik hazırlayın, e-posta gönderenler de önemsenmediklerini düşünmesinler. Gereksiz mesajları okuyunca hemen silin, çünkü e-posta kutusunda durması, sisteme gereksiz disk alanı harcatır ve sonrasında sizi çok uğraştırır.

E-postanızda özel şeyler paylaşmayın

Cevap verdiğiniz e-postayı, yazdığınız mektubun içine aynen almayın, çünkü bu durumda gereksiz yere hatları meşgul edersiniz. Her ne kadar e-postalar iki kişi arasındaymış gibi görünse de, aslında açıktır. Her isteyen e-postalarınızı okuyamaz ama sistem yöneticileri rahatlıkla bakabilir. Başkalarının kesinlikle görmemesi gereken şeyleri e-postanızda yazmamalısınız. Bununla birlikte başka bir ülkedeki çalışma arkadaşınıza e-posta gönderiyorsanız; karşınızdakinin başka alışkanlıkları ve gelenekleri olduğunu, sizinle aynı ortamı paylaşmadığını bilerek yazışın. Çünkü yanlış anlaşılmanız ya da hiç anlaşılamamanız mümkün. 

Yazım kuralları önemli

E-postalarınızda yazım kurallarına dikkat etmelisiniz. Yazınızın bir satırı, 70-75 karakterden fazla olmamalı. Dahi anlamındaki ‘de’, ‘da’ eklerini ve ‘mi’ soru ekini ayrı yazmaya özen göstermelisiniz. Boş satırlar anlamı kolaylaştırdığı için gerektiği yerlerde boş satır bırakmalısınız. E-posta yollarken bilgisayarınızın tarihi ve saatine dikkat edin. Yolladığınız mektuplara bu tarih ve saat yazıldığı için, eğer bu değerler yanlışsa, yolladığınız mektup eskiden gönderilmiş gibi, daha önce yollanmış mektupların arasına karışabilir. Bu durumda, gönderdiğiniz kişi mektubu görmeyebilir.  Karşılaşılan en büyük sorunlardan biri de farklı kişilerden gelen maillerin birbirine karışmadan organizasyonu. Kişilerden gelen mailleri farklı dosyalarda tutma ve indeksleme sistemleri modern e-posta programlarının ayrılmaz bir parçası. Bunu sağlayan yapılara ‘folder’ (bazı sistemlerde notebook) adı veriliyor.