Zamanı verimli kullanmak elimizde

Günler, haftalar nasıl başlıyor, nasıl bitiyor çoğunlukla anlayamıyoruz. O kadar hızlı akıyor ki zaman, hep yetiştiremediğimiz bir şeyler kalıyor. Zaman koşturuyor, biz kovalıyoruz. Bu durumla başa çıkmanın yolu ise, zamanı doğru yönetebilmekten geçiyor.

Zaman, yaşamımızda geri döndürülemeyen en kıt kaynağımız. Günlerimizin verimli ve bizim açımızdan doyurucu geçmesini istiyorsak, zamanı etkili kullanmamız gerekiyor. Zamanı etkili kullanabilmek de, zamanı yönetebilmekle başlıyor. Bu yönetimde başarı elde etmenin püf noktası ise şu; vaktimizi çalan tuzakları ortadan kaldırmak. Bu tuzaklara karşı önlem alındığında, zaman bize daha cömert davranıyor. Günümüzün hızlı iş dünyası için de ‘zaman yönetimi’ önemli bir kavram olarak ortaya çıkıyor. Zaman yönetimi, zamanı akılcı kullanarak daha verimli sonuçlar elde etmek anlamına geliyor. Zaman yönetimi işin ve gündelik yaşamın gerektirdiği hızlı koşuda stresi azaltacak bir yöntem olarak da kullanılabilir. Zamanı iyi değerlendirmeyi öğrenmek, herkes için stresi azaltacak bir yöntemdir.

Sınırlar verimi artırabilir

Ray Joseph, ‘Zaman Yönetimi’ adlı kitabında konuyla ilgili bir püf noktasına dikkat çekiyor: “Aslında, hepimizin sahip olduğu zaman aynıdır. Ama bu, pek az insan için yeterlidir. Öyleyse zaman sorunun kendisi değildir. Sorun bizde. Yani sorun ne kadar vaktimiz olduğunda değil, sahip olduğumuz süre içinde neler yaptığımızda.”

 Zamanı eşsiz bir kaynak olarak niteleyen yazar, tıpkı diğer kısıtlı kaynaklar gibi zamanı da nasıl kullanacağımıza karar verebileceğimizi belirtiyor ve şöyle devam ediyor: “Aslında insan zamanı yönetmez, yönetemez. Çünkü akreple yelkovanın hareketi bizim yönetimimizin dışındadır. Bunlar durmaksızın hareket ederler ve biz ne yaparsak yapalım, zaman önceden kararlaştırılmış bir hızla akıp gider. Mesele saati yönetmek değil, kendimizi zaman içinde yönetebilmektir.”

Zaman yönetimi boşa giden vakti azaltır ve böylelikle kişinin verimini artırır. Hiçbir kaynak sınırsız olmadığına göre zaman sınırlaması konmuş bir iş de belli bir disiplin içine çekilmiş olacaktır. Zaman yönetiminde başarının anahtarı, hayatın anahtarıyla aynı: Doğru planlama ve planları uygulayabilme kararlılığı gösterebilme.

Plan, plan, plan…

Başarılı bir zaman yönetiminin birinci koşulu zamanı iyi kullanmak için yapılacak şeyleri sıraya koymaktır. Uyku, yemek, kişisel temizlik, bakım ve  ulaşım gibi zorunlu işler için harcanan zaman çıkarıldıktan sonra kalan süre için planlama yapılması gerekir. Plan yaparken gerçekçi olmak, öncelikleri belirlemek, görevlerin yanı sıra sosyal aktivitelere de zaman ayırmak önemlidir. İlk adım yapılacak işlerin listesini hazırlamak olabilir. İyi bir plan, birinci koşuldur.

Güne erken başlayın

Güne iyi başlamak önemlidir, her şeyden önce erken kalkmaya kendinizi alıştırın. İşe giderken giyeceğiniz kıyafetlerinizi ve çantanızı akşamdan hazırlayın. O gün yapacağınız işleri, zamanınızı nerelere harcayacağınızı belirleyin. Kararlı olun, seri hareket edin. Hedefe ulaşmada kestirme ve alternatif yolları deneyin. Not alma alışkanlığı edinin. Yönetici iseniz ayrıntılarla uğraşmayın. İdeal çalışma ortamı yaratın. Yazılı kayıt tutun, mutlaka ajanda kullanın. Yolda düşünün, zihinsel planlama yapın. Hızlı ve etkili okumayı öğrenin. Kendinizi geliştirin, bilgilerinizi güncelleyin. Davetsiz misafirlerin sizi meşgul etmelerine izin vermeyin ve geçmişte yaptığınız hataları tekrarlamayın.

Planlarınıza sadık kalın

Televizyona dalmak, alışverişte vakit kaybetmek, telefonda sohbet etmek, internette gereksiz sörf yapmak, elektronik postalar içinde kaybolmak, sizi planlarınızdan uzaklaştıracak tuzaklardır. Habersiz gelen ziyaretçiler ve teknik aksilikler de özellikle belli bir tarihte bitmiş olması gereken işler açısından felakete sebep olabilir. Burada önemli olan, bir iş için ayırdığınız zamanda gerçekten o işi yapmakta olduğunuzdan emin olmanızdır.

Düzenli çalışma ortamı yaratın

Dağınık bir çalışma ortamının size kaybettirdiği zamanı tahmin edebilmeniz pek de güç değildir. Düzenli bir çalışma ortamı sağlamalısınız. Örneğin çalışma masanızın üzerinde duran gereksiz kâğıtları yok ederek işe başlayabilirsiniz.

Zamanı doğru yönetebilmek için neler yapılmalı?

• Planlanma çok önemli. Önceliklerinizi ve eksiklerinizi mutlaka planlayın.
• Plan yaparken, acil yapılması gerekenlere öncelik verin.
• Uzun ve kısa vadeli hedeflerinizi belirleyin.
• Mutlaka ‘günlük yapılacaklar listeniz’ olsun.
• Bir işi ertelemeyin, işe hemen başlayın. İşi yarım bırakmadan, başka işe geçmeksizin tamamlayın.
• Kendinizi gereğinden fazla işe adamayın. Dinlenmeye, sosyal aktivitelere, spora ve küçük kişisel ödüllere zaman dilimi yaratın.
• Aceleci davranmayın, sakin ve sabırlı olup adım adım ilerleyin.
• Gereksiz kırtasiyecilik yapmayın. Masanız ve özel eşyalarınız hep bir düzen içinde olsun.
• İşlerinizi paylaşın, gerektiğinde sorumluluk verin.
• Kendinize iş bitirme tarihleri belirleyin.
• Öncelikle sıkıcı olan, kaçtığınız işlerinizi halledin.
• Davetsiz misafirlere ve telefon konuşmalarına fazla zaman ayırmayın.
• Hayır diyebilmenin hafifliğini yaşayın.
• Kararsız kaldığınız noktalarda alternatifleri eleyin.
• Günün hangi saatlerinde daha yüksek, hangi saatlerinde daha düşük enerjiye sahip olduğunuzu belirleyin; ona göre plan yapın.
• Kendinizi tanıyın, sınırlarınızı fark edin; hangi durumlarda zamanı nasıl yönettiğinizi gözlemleyin.
• Zihnini, duygularınızı, düşüncelerinizi bir lastik gibi düşünün; esnetin, hayal edin.
• Her gün kendinizi en az bir şey için ödüllendirin.
• Sizi gülümseten insanlarla gün içerisinde en az bir kez temasınız olsun.
  -Geçmişi değiştiremeyiz, yarını şekillendirebiliriz ancak bugünü kontrol edebiliriz; anda kalın her nerdeyseniz orda olun.